Abonnement & facturatie

Hoe FlowQi wordt gefactureerd

FlowQi begint op het Basic-plan, zonder einddatum en zonder seat-limiet. Wil je meer, dan ga je naar Core: €25 per gebruiker per maand voor iedereen in de werkruimte, of €20 bij jaarlijkse facturering.

Twee modules worden apart gefactureerd, alleen voor de mensen die ze gebruiken:

Tijd & Resource Management werkt op Basic en op Core. Financieel Beheer vraagt om Core, maar niet om Tijd & Resource Management. Prijzen zijn exclusief de geldende belastingen.

Op Core kost een consultant die uren schrijft dus Core plus Tijd & Resource Management, en een designer die geen van beide doet kost alleen Core. Op Basic kost die consultant alleen Tijd & Resource Management en de designer niets. Zie Plannen: Basic en Core voor wat er in elk plan zit.

Zo blijft je rekening gekoppeld aan echt gebruik: betaal voor de modules waarin je team werkt, voor zoveel mensen als nodig. Je kiest een facturatieperiode — Maandelijks of Jaarlijks — en de modules die je hier koopt, kun je vervolgens toewijzen aan mensen in je organisatie. Toegang geef je aan individuele gebruikers op de pagina Gebruikers en aan hele teams op de pagina Teams .

Wat je hier beheert

Op de pagina Facturatie in de Admin Console beheer je alles rond het abonnement en de betalingen van je organisatie. De pagina is opgedeeld in vier tabbladen:

Waar vind je Facturatie

Open de Beheerconsole via je avatarmenu (klik op je profielfoto rechtsboven en kies Beheerconsole) en ga naar Facturatie in de zijbalk daarvan. Je komt binnen op het tabblad Abonnement. Bovenaan de pagina wissel je van tabblad.

Modulepakketten

FlowQi wordt verkocht als modulepakketten, niet als één vast plan. Er zijn er twee:

Het tabblad Abonnement splitst pakketten in twee sub-tabbladen:

• Aangeschafte modules — pakketten waarop je al een abonnement of proefperiode hebt.
• Beschikbare modules — pakketten die je nog kunt toevoegen.

Facturatieperiode: maandelijks of jaarlijks

Elk pakket heeft een prijs per gebruiker en kun je maandelijks of jaarlijks afrekenen. Met de periodeschakelaar wissel je daartussen. Bij een jaarplan betaal je minder — de kaart toont een bespaard %-badge en de korting ten opzichte van maandelijks betalen.

Een proefperiode starten

Bij een beschikbaar pakket klik je op de proefknop om het 14 dagen gratis te proberen. Core, Tijd & Resource Management en Financieel Beheer kun je elk zo uitproberen. Het pakket verschijnt dan onder Aangeschafte modules met de status Proefperiode, een startdatum en een einddatum van de proef.

Een pakket afnemen (afrekenen)

1. Klik op het sub-tabblad Beschikbare modules op Upgraden (of op Upgraden bij een proefpakket).
2. Het venster Afrekenen opent. Heb je nog geen factuuradres, dan vraagt FlowQi je dit eerst toe te voegen.
3. Selecteer de modules die je wilt en kies wie toegang krijgt — alle gebruikers van de tenant of specifieke leden.
4. Bekijk het Besteloverzicht: module, gebruikers, prijs per gebruiker, subtotaal en totaal. Bij een jaarplan zie je hoeveel je bespaart.
5. Klik op Doorgaan naar afrekenen om te activeren.

Een aangeschaft pakket beheren

De kaart van een aangeschaft pakket toont de Status, belangrijke datums en het aantal Gebruikers:

Klik op Beheren bij een pakket om de gebruikersbeheerder te openen, waar je bepaalt wie toegang heeft. Dit is de seat-voor-seat-weergave: iedereen hier is een factureerbare seat op de module. Je kunt moduletoegang ook toewijzen vanaf de pagina’s Gebruikers en Teams .

Gebruikers toevoegen en verwijderen

In de modulebeheerder zie je iedereen met toegang, met kolommen voor Naam, E-mail, Rol en Toegevoegd-datum. Hier kun je:

• Nieuwe gebruiker toevoegen — een bestaande gebruiker openen of iemand nieuw via e-mail uitnodigen voor dit abonnement.
• Uit module verwijderen / In module houden — gebruikers markeren om toe te voegen of te verwijderen.

Getoonde rollen zijn onder andere Eigenaar, Teambeheerder, Gebruiker en Gastgebruiker. Jezelf uit een module verwijderen kan niet.

Hoe gebruikerswijzigingen worden gefactureerd

Omdat FlowQi per actieve gebruiker en vooraf factureert, worden wijzigingen midden in de cyclus naar rato berekend:

• Gebruikers toevoegen midden in de cyclus levert direct een berekening naar rato op voor de resterende dagen van de huidige facturatiecyclus.
• Gebruikers verwijderen of deactiveren blijft tot het einde van de huidige cyclus gefactureerd — geen restitutie voor ongebruikte tijd. De wijziging gaat in vanaf de volgende cyclus.

Een abonnement of proefperiode opzeggen

1. Klik bij een aangeschaft pakket op Abonnement opzeggen (of Proef opzeggen bij een proefperiode).
2. Bij een betaald abonnement kies je wanneer de toegang stopt:
   • Opzeggen aan het einde van de facturatiecyclus — toegang behouden tot het einde van de huidige periode, daarna stopt het abonnement.
   • Direct opzeggen — de toegang stopt meteen, zonder restitutie voor de huidige periode.
3. Bevestig met Abonnement opzeggen.

Betaalmethoden

Op het tabblad Betaalmethode beheer je de kaarten voor abonnementen en facturatie.

• Klik op Betaalmethode toevoegen om een kaart toe te voegen (veilig verwerkt via Stripe).
• Stel een kaart in als Standaard voor abonnementen en facturatie.
• Verwijder een kaart die je niet meer gebruikt.

Elke kaart toont het type, de laatste cijfers en de Vervaldatum.

Factuuradres

Je factuuradres staat op facturen en bonnen. Klik op Factuuradres bijwerken en vul in:

Facturen

Het tabblad Facturen toont elke factuur van je organisatie. Elke regel toont:

Je kunt zoeken op factuurnummer en filteren op status. Vink een of meer facturen aan met de selectievakjes om ze te downloaden, of open een factuur om die als PDF te bekijken, als PDF te downloaden of per e-mail te versturen.

Credit Wallet

Het tabblad Credit Wallet toont je accountsaldo en de transacties erachter.

• Huidig saldo — getoond als Credit beschikbaar (toe te passen op toekomstige facturen) of Openstaand bedrag (wordt van je betaalmethode afgeschreven).
• De transactielijst heeft kolommen voor Omschrijving, Status (Credit of Openstaand), Bedrag en Datum.

Je kunt filteren op Credit of Openstaand en op datumbereik. Credit ontstaat meestal uit verrekeningen naar rato — bijvoorbeeld wanneer een abonnementswijziging een saldo in jouw voordeel oplevert.

Rechten

Toegang tot de pagina Facturatie hoort bij de Admin Console en hangt af van je rol. Zie je een tabblad, knop of de pagina Facturatie zelf niet, dan ontbreekt het bijbehorende recht — vraag je beheerder.