Gebruikers beheren

Wat is een gebruiker?

Een gebruiker is een persoon die toegang heeft tot je FlowQi-werkomgeving. Elke gebruiker heeft een naam, een gebruikersnaam, een e-mailadres, een rol, de modules die hij of zij mag gebruiken, de teams waar hij of zij bij hoort en een status. Dit alles beheer je vanaf de pagina Gebruikers in de Admin Console.

Waar vind je Gebruikers

Open de Beheerconsole via je avatarmenu (klik op je profielfoto rechtsboven en kies Beheerconsole) en ga naar Gebruikers in de linkernavigatie daarvan. Je ziet de volledige lijst met iedereen in je werkomgeving, met filters en een zoekbalk bovenaan. De Admin Console bevat ook Teams , Billing , Permissions en Tenant Setting ; gebruik Terug naar app om terug te keren naar de app.

Het gebruikersoverzicht

De lijst toont per gebruiker de volgende kolommen:

Bovenaan de lijst kun je:

• Gebruikers zoeken — typ in de zoekbalk om een gebruiker te vinden.
• Filteren op rol — toon alleen gebruikers met een bepaalde rol, of Alle rollen.
• Filteren op status — Actief, In afwachting, Inactief, Gedeactiveerd, Opgeschort, Afgewezen of Gearchiveerd.
• + Create New User — nodig iemand nieuw uit (rechtsboven).

Een gebruiker aanmaken (uitnodigen)

Je voegt een gebruiker toe door hem of haar uit te nodigen met Nieuwe gebruiker aanmaken. De gebruiker verschijnt in de lijst als Uitgenodigd totdat het account wordt geactiveerd. Gebruikers die zichzelf hebben aangemeld, verschijnen als Zelf geregistreerd.

1. Klik rechtsboven op + Create New User.
2. Vul het formulier in. Deze velden zijn verplicht:
   • Voornaam
   • Achternaam
   • E-mail (moet een geldig e-mailadres zijn)
   • Rol — Super Admin, Team Admin, User of Guest User (zie Rollen )
3. Optioneel vul je aan:
   • Modules — de modules die de gebruiker mag gebruiken. Modules die bij je abonnement horen en niet verwijderd kunnen worden, zijn altijd geselecteerd.
   • Team
4. Klik op Gebruiker uitnodigen.

De persoon ontvangt een e-mailuitnodiging en verschijnt in de lijst met de status In afwachting totdat de uitnodiging is geaccepteerd.

Een uitnodiging opnieuw versturen

Staat een gebruiker nog op In afwachting? Open dan zijn of haar profiel en klik op Opnieuw versturen naast de naam om de uitnodigingsmail nogmaals te sturen.

Een gebruiker bewerken

1. Open een gebruiker door op de naam te klikken, of selecteer één gebruiker en klik op Bewerken.
2. Het venster Profiel opent met een zijmenu:
   • Gebruikersgegevens — Voornaam, Achternaam, Functietitel en Rol
   • Beveiliging — status van meerfactorauthenticatie en MFA-herstel
   • Teams — de teams waar deze gebruiker bij hoort
3. Wijzig wat je nodig hebt en sla je wijzigingen op.

Gewijzigde velden worden gemarkeerd, zodat je vóór het opslaan ziet wat je hebt aangepast.

Rollen

Elke gebruiker heeft één Rol, die de rechten op accountniveau bepaalt — wat hij of zij in de hele werkomgeving kan zien en doen. FlowQi heeft vier rollen:

Je wijzigt de rol van een gebruiker direct in de dropdown Rol in de lijst, of onder Gebruikersgegevens tijdens het bewerken. Wat elke rol daadwerkelijk mag, wordt geregeld door Permissions .

Teams en modules

• Teams — wijs een gebruiker bij het uitnodigen aan een team toe en bekijk de teams onder de sectie Teams van het profiel. De kolom Team toont bij hoeveel teams elke gebruiker hoort.
• Modules — de modules die een gebruiker mag gebruiken, stel je in bij het uitnodigen. De kolom Module toont hoeveel modules elke gebruiker nu heeft (bijvoorbeeld 2 Modules).

Beveiliging en MFA

Onder de sectie Beveiliging zie je of een gebruiker meerfactorauthenticatie heeft ingeschakeld. Dit is alleen-lezen in de beheerconsole — gebruikers beheren MFA vanuit hun eigen profiel.

Verliest een gebruiker toegang tot zijn of haar authenticator-app, dan kan hij of zij MFA-herstel aanvragen. Een openstaande aanvraag toont een waarschuwingsicoon naast de naam van de gebruiker. Open de gebruiker, ga naar Beveiliging en klik op Goedkeuren zodat hij of zij zich opnieuw kan aanmelden.

Status: actief, in afwachting, inactief en meer

De Status van een gebruiker laat zien waar hij of zij zich in de levenscyclus bevindt:

Activeren en deactiveren

Selecteer een gebruiker en gebruik Activeren of Deactiveren in de actiebalk onderaan om de toegang aan of uit te zetten.

Een gebruiker archiveren

Selecteer een gebruiker en klik op Archiveren in de actiebalk. Het venster Gebruiker archiveren opent met een impactoverzicht: hoeveel projecten, taken, subtaken en organisaties de gebruiker bezit.

• Bezit de gebruiker projecten, dan moet je eerst een nieuwe projecteigenaar kiezen voordat je verdergaat.
• Optioneel kies je een andere gebruiker en draag je de taken en subtaken en/of organisaties over.

Gearchiveerde gebruikers verliezen toegang, maar hun team- en moduletoewijzingen blijven bewaard. Gebruik Herstellen om ze terug te halen met hun eerdere toewijzingen.

Een gebruiker verwijderen

Selecteer een gebruiker en klik op Verwijderen in de actiebalk. Het venster Gebruiker verwijderen toont hetzelfde impactoverzicht en dezelfde overdrachtsopties als bij archiveren, plus een keuze voor de timing:

• Nu verwijderen — verwijder de gebruiker direct.
• Verwijdering inplannen — kies een datum en tijd waarop de verwijdering plaatsvindt.

Is er al een verwijdering ingepland, dan kun je nog steeds direct verwijderen, maar je kunt geen tweede inplannen.

Rechten

Wat je op de pagina Gebruikers mag doen, hangt af van je rol. Er zijn aparte rechten voor het bekijken, uitnodigen, bijwerken en verwijderen van gebruikers, en bekijken/bijwerken/verwijderen kunnen gelden voor alle gebruikers, alleen je eigen gebruikers of die van je team. Zie je een knop niet (bijvoorbeeld + Create New User), dan ontbreekt het bijbehorende recht — vraag een Super Admin of beheerder. Zie Permissions voor het volledige overzicht.