Contactpersonen beheren

Wat is een contactpersoon?

Een contactpersoon is een individuele persoon in je FlowQi CRM — een klant, prospect of leverancier. Elk contact heeft een eigen record met naam en gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, gekoppelde organisaties, labels, taken en projecten.

Waar vind je Contacten

Klik in de linkerbalk op Contact. Je ziet je recente contacten en de knop Alle contacten bekijken, waarmee je het volledige contactenoverzicht opent.

Het contactenoverzicht

De lijst toont per contact de volgende kolommen:

Bovenaan de lijst kun je:

• Zoeken — typ in de zoekbalk om te zoeken op contactgegevens.
• Filteren op status — Alle, Actief, Gearchiveerd of Inactief.
• Sorteren — op Naam, Eigenaar of Land.

Een contactpersoon toevoegen

1. Klik rechtsboven op Contact toevoegen, of op Contact aanmaken in de linkerbalk.
2. In het venster Contact toevoegen zijn maar drie velden verplicht:
   • Voornaam
   • Achternaam
   • E-mail
3. Optioneel vul je de rest aan:
   • Add to a specific circle — standaard uit (het contact is zichtbaar voor iedereen); zet ’m aan om het contact tot één circle te beperken.
   • Contacttype — Klant, Prospect of Leverancier
   • Land en telefoonnummer
   • Koppelen aan organisatie(s) — koppelen aan organisaties
   • Onder het tabblad Algemeen: aanhef, geslacht, roepnaam, functietitel en labels
   • Onder de tabbladen Adres en Notitie: adresgegevens en een vrije notitie
4. Klik op Opslaan.

Een contactpersoon bewerken

1. Open het contact door op de naam te klikken.
2. Klik op het tandwiel-icoon (instellingen) in de header.
3. Kies in het zijmenu een onderdeel:
   • Algemeen — naam, functietitel, roepnaam, contacttype, geslacht, aanhef, land, organisaties, circle en labels
   • Contact — e-mailadressen en telefoonnummers (sleep om de volgorde/primaire te bepalen)
   • Adres — adressen
   • Notities — vrije notities
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Koppelen aan organisaties

Je koppelt een contact aan een of meer organisaties via het veld Organisaties — bij het aanmaken of later in Algemeen. Je kunt bestaande organisaties kiezen of er direct een nieuwe aanmaken.

Labels

Labels helpen je contacten te categoriseren (bijv. “VIP” of “Nieuwsbrief”). Je voegt labels toe via het veld Labels — bij het aanmaken of in Algemeen. Bestaat een label nog niet, dan maak je het ter plekke aan.

Status: actief, inactief of gearchiveerd

Een contact heeft een status: Actief, Inactief of Gearchiveerd. Archiveer een contact dat niet meer actief is — het verdwijnt uit de standaardweergave maar alle gegevens blijven bewaard. Via het statusfilter haal je gearchiveerde contacten weer naar voren.

Contactpersonen verwijderen

1. Vink in het overzicht een of meer contacten aan met de selectievakjes.
2. In de actiebalk onderaan klik je op Verwijderen.
3. Bevestig in het venster Contacten verwijderen.

Rechten

Wat je met contacten mag, hangt af van je rol. Er zijn aparte rechten voor het bekijken, aanmaken, bewerken en verwijderen van contacten, en deze kunnen gelden voor alle contacten, alleen je eigen contacten of die van je team. Zie je een knop niet (bijv. + Nieuwe contactpersoon), dan ontbreekt het bijbehorende recht — vraag je beheerder.

Detailpagina van een contact

Open je een contact, dan vind je in de header tabbladen naar gerelateerde informatie:

• Taken — taken die aan dit contact gekoppeld zijn
• Projecten — projecten van dit contact
• Organisatie — de gekoppelde organisaties