Organisaties beheren

Wat is een organisatie?

Een organisatie is een bedrijf in je FlowQi CRM — een klant, prospect of leverancier. Elke organisatie heeft een eigen record met naam en gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, een branche, een logo, gekoppelde contactpersonen, labels, taken en projecten.

Waar vind je Organisaties

Klik in de linkerbalk op Organisatie. Je ziet je recente organisaties en een knop die het volledige organisatieoverzicht opent (/crm/organizations).

Het organisatieoverzicht

De lijst toont per organisatie de volgende kolommen:

Bovenaan de lijst kun je:

• Zoeken — typ in de zoekbalk om te zoeken op organisaties.
• Filteren op status — Alle, Actief, Gearchiveerd of Inactief.
• Sorteren — op Naam, Eigenaar of Land.

Een organisatie toevoegen

1. Klik rechtsboven op Organisatie toevoegen, of op Organisatie aanmaken in de linkerbalk.
2. In het venster Organisatie toevoegen zijn drie velden verplicht:
   • Organisatienaam (organisatienaam)
   • Org. type — Klant, Prospect of Leverancier
   • E-mail
3. Optioneel vul je de rest aan:
   • Add to a specific circle — standaard uit (zichtbaar voor iedereen); zet ’m aan om de organisatie tot één circle te beperken.
   • Land, Website en een Logo
   • Onder het tabblad Algemeen: telefoon, branches (max 3) en labels
   • Onder Adres, Contact en Notitie: adresgegevens, gekoppelde contacten en een vrije notitie
4. Klik op Organisatie opslaan.

Een organisatie bewerken

1. Open de organisatie door op de naam te klikken.
2. Klik op het tandwiel-icoon (instellingen) in de header.
3. Het instellingenpaneel is opgedeeld in onderdelen:
   • Algemene informatie — organisatienaam, type, juridische naam, KvK-/registratienummer, eigenaar, website, land, labels, circle en branche
   • Contact — e-mailadressen en telefoonnummers
   • Adres — adressen
   • Omschrijving — de organisatieomschrijving (notities)
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Contactpersonen koppelen

Open een organisatie en ga naar het tabblad Contacten om de gekoppelde personen te zien. Klik op + om een contact toe te voegen — het nieuwe contact wordt automatisch aan deze organisatie gekoppeld en in dezelfde circle geplaatst. Je kunt een contact ook koppelen vanuit het record van het contact zelf (zie Contactpersonen beheren).

Branches en labels

• Branches classificeren de organisatie (bijvoorbeeld “Software” of “Retail”). Kies maximaal 3 branches uit de lijst.
• Labels helpen je organisaties verder te categoriseren (bijvoorbeeld “VIP” of “Key account”). Bestaat een label nog niet, dan maak je het ter plekke aan.

Beide stel je in onder Algemeen bij het aanmaken, of later in het instellingenpaneel.

Status: actief, inactief of gearchiveerd

Een organisatie heeft een status: Actief, Inactief of Gearchiveerd. Archiveer een organisatie die niet meer actief is — deze verdwijnt uit de standaardweergave maar alle gegevens blijven bewaard. Via het statusfilter haal je gearchiveerde organisaties weer naar voren.

Organisaties verwijderen

1. Vink in het overzicht een of meer organisaties aan met de selectievakjes.
2. In de actiebalk onderaan klik je op Verwijderen.
3. Bevestig in het venster Organisaties verwijderen.

Wil je snel één organisatie bewerken? Selecteer dan precies één rij en klik op Bewerken in dezelfde actiebalk.

Rechten

Wat je met organisaties mag, hangt af van je rol. Er zijn aparte rechten voor het bekijken, aanmaken, bewerken en verwijderen van organisaties, en deze kunnen gelden voor alle organisaties, alleen je eigen organisaties of die van je team. Zie je een knop niet (bijv. Organisatie aanmaken), dan ontbreekt het bijbehorende recht — vraag je beheerder.

Detailpagina van een organisatie

Open je een organisatie, dan vind je in de header tabbladen naar gerelateerde informatie:

• Taken — taken die aan deze organisatie gekoppeld zijn
• Projecten — projecten van deze organisatie
• Contacten — de aan deze organisatie gekoppelde contactpersonen

Het tandwiel-icoon naast de tabbladen opent het bovengenoemde instellingenpaneel.