Facturen maken
Wat is een factuur?
Een factuur in FlowQi brengt een klant geleverd werk in rekening — gekoppeld aan een service, een project of geregistreerde tijd. Elke factuur heeft een eigen nummer, een factuur- en vervaldatum, een klant, regelitems en totalen met btw en een optionele korting. Je kunt de factuur bekijken en als pdf downloaden.
Waar vind je Facturen
Open het Financieel beheer-onderdeel (/finance-management) en ga naar Facturen in de zijbalk daarvan. Bovenaan zie je een samenvatting met vier kaarten:
| Kaart | Wat het toont |
|---|---|
| Totaal gefactureerd | Het totaal gefactureerde bedrag |
| Totaal betaald | Het totaal betaalde bedrag |
| Betaald | Het aantal betaalde facturen |
| Te laat | Het aantal facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken |
Onder de kaarten staat de facturenlijst.
De facturenlijst
Elke rij in de lijst toont:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Factuur # | Het factuurnummer (klik om te openen). Concepten zijn gemarkeerd met DRAFT |
| Klant | De naam en juridische/secundaire naam van de klant |
| Gekoppeld aan | Waarop de factuur betrekking heeft — een service, project of tijd-registratie — met het facturatietype |
| Factuurdatum | De datum waarop de factuur is uitgegeven |
| Vervaldatum | De datum waarop de betaling verschuldigd is |
| Bedrag | Het factuurtotaal |
| Status | Betaald, Verzonden, Te laat of Concept |
Bovenaan de lijst kun je:
- Zoeken — zoek op factuurnummer, klant of waar de factuur betrekking op heeft.
- Filteren op status — Betaald, Verzonden, Te laat of Concept.
- Sorteren — op Factuur #, Klant, Factuurdatum, Vervaldatum of Bedrag.
De kolom Gekoppeld aan toont ook een facturatietype: Retainer, Vaste prijs, Nacalculatie (T&M) of Project.
Een factuur maken
Klik rechtsboven in de lijst op Factuur maken en vul in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Gekoppeld aan type | Waarop de factuur betrekking heeft — Service, Project of Tijd |
| Facturatietype | Retainer, Vaste prijs, Nacalculatie of Project |
| Factuurdatum | Wanneer de factuur wordt uitgegeven |
| Vervaldatum | Wanneer de betaling verschuldigd is |
| Bedrag | Het factuurbedrag (moet groter zijn dan 0) |
| Status | Concept, Verzonden, Betaald of Te laat |
Een nieuwe factuur start als Concept met de datum van vandaag voor zowel factuur- als vervaldatum. Klik op Factuur maken om op te slaan, of op Annuleren om te verwerpen.
Begin een factuur als Concept terwijl je nog regelitems toevoegt. Concepten kun je niet selecteren voor bulkacties in de lijst, dus ze blijven veilig buiten beeld tot je klaar bent.
Een factuur bewerken
Open een factuur vanuit de lijst om bij de editor te komen. De header toont het factuurnummer en de status-badge, met knoppen om de factuur te bekijken en als pdf te downloaden. De editor is verdeeld in drie onderdelen.
Factuurgegevens
Bovenaan de editor staan drie kaarten:
- Factuurcontext — Factuurdatum, Vervaldatum, Betaaltermijn en het Gekoppelde project. Een Retainer-badge verschijnt als de factuur een retainer is.
- Klant — Bedrijf, Contactpersoon, E-mail en Telefoon.
- Interne referentie — Aangemaakt door, Prijsmethode, Valuta en Btw-tarief.
De Vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van de factuurdatum en de betaaltermijn die je kiest.
| Instelling | Opties |
|---|---|
| Betaaltermijn | Net 15, Net 30, Net 45 of Net 60 dagen |
| Valuta | EUR (€), USD ($) of GBP (£) |
| Btw-tarief | 21% (Standaard), 9% (Verlaagd) of 0% (Nul) |
Regelitems
Onder de gegevens staat de regelitemtabel. Klik op Nieuw regelitem toevoegen en vul elke rij in:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Type | Service of Product |
| Omschrijving | Een vrije omschrijving van het werk |
| Service | De servicecategorie (bijv. Webontwikkeling, UI/UX-ontwerp, Consultancy, Training) |
| Aantal | Een geheel getal |
| Stukprijs | De prijs per eenheid |
Gebruik het bewerk-icoon (potlood) om een rij te wijzigen en opslaan of annuleren; gebruik het verwijder-icoon (prullenbak) om een rij te verwijderen.
Totalen
Het totalenvak onderaan telt alles op:
- Subtotaal — de som van alle regelitems (aantal × stukprijs).
- Korting — een optioneel vast bedrag dat je aftrekt.
- Btw (%) — toegepast op het bedrag na korting.
- Totaal — subtotaal − korting + btw.
Als er een korting of btw geldt, toont FlowQi ook het bedrag na korting en het btw-bedrag, zodat de berekening transparant is.
Status: concept, verzonden, betaald of te laat
Elke factuur heeft een status: Concept, Verzonden, Betaald of Te laat. Stel die in via het paneel Factuurinstellingen rechts in de editor, of kies hem in het statusfilter van de lijst. De status-badge heeft een kleurcode, zodat je in één oogopslag ziet hoe een factuur ervoor staat.
Regelitemkolommen tonen en verbergen
In het paneel Factuurinstellingen kun je in- of uitschakelen welke regelitemkolommen worden getoond: Type, Omschrijving, Service, Aantal, Stukprijs en Acties. Verborgen kolommen verdwijnen zowel uit de tabel in de editor als uit de pdf — handig voor een strakkere factuur.
Voorbeeld bekijken en pdf downloaden
- Factuur bekijken opent een printweergave met je gegevens, regelitems en totalen, plus een kolom Bedrag per regel.
- Pdf downloaden slaat de factuur op als pdf, vernoemd naar het factuurnummer (bijvoorbeeld
invoice-INV-2025-001.pdf).
De pdf is een exacte weergave van wat je op het scherm ziet, inclusief de regelitemkolommen die je hebt gekozen om te tonen. Controleer het voorbeeld vóór het downloaden, zodat de opmaak klopt.