Diensten-catalogus
Wat is een dienst?
Een dienst is een herbruikbaar item in je FlowQi-catalogus dat werk beschrijft dat je levert — bijvoorbeeld “Webontwikkeling”, “Consultancy” of “Onboarding-workshop”. In plaats van hetzelfde werk overal opnieuw te typen, leg je elke dienst één keer vast en hergebruik je die in je tijdbudgetten en afspraken.
Elke dienst heeft een naam, een optionele omschrijving, een kleur waardoor hij makkelijk herkenbaar is, en een optionele lijst met teamleden (resources) die hem kunnen leveren.
Waar vind je de Diensten-catalogus
Open het Financieel beheer-onderdeel (/finance-management) en ga naar Diensten in de zijbalk daarvan. Je ziet de volledige lijst met diensten in je werkruimte, met een zoekbalk, filters en een knop Dienst aanmaken.
Het dienstenoverzicht
De lijst toont je diensten zodat je ze snel kunt scannen en terugvinden. Bovenaan kun je:
- Zoeken — typ in de zoekbalk om een dienst op naam te vinden.
- Sorteren — orden de lijst op naam, aanmaakdatum of laatst bijgewerkt, oplopend of aflopend.
De Diensten-catalogus is gedeeld binnen je hele werkruimte. Iedereen in je organisatie werkt vanuit dezelfde set diensten.
Een dienst toevoegen
- Klik rechtsboven op Dienst aanmaken.
- Vul de gegevens in:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Dienstnaam | Ja | Een korte, herkenbare naam (maximaal 255 tekens) |
| Kleur | Ja | Kies een kleur zodat de dienst opvalt in lijsten en budgetten |
| Omschrijving | Nee | Vrije tekst die beschrijft wat de dienst inhoudt |
- Koppel optioneel de teamleden die deze dienst leveren.
- Klik op Dienst aanmaken om op te slaan.
Geef elke dienst een eigen kleur. Kleuren maken diensten in één oogopslag herkenbaar wanneer je tijdbudgetten en afspraken opbouwt.
Een dienst bewerken
- Open de dienst in de catalogus.
- Pas de naam, omschrijving of kleur aan.
- Sla je wijzigingen op.
Teamleden koppelen
Een dienst kun je koppelen aan een of meer teamleden (resources) — de mensen die hem leveren. Het koppelen werkt twee kanten op:
- Vanuit een dienst voeg je de teamleden toe die hem kunnen uitvoeren.
- Vanuit een teamlid zie je aan welke diensten die persoon is gekoppeld.
Deze koppeling helpt je de juiste mensen in te zetten wanneer je werk plant en budgetten rond een dienst opbouwt.
Je kunt alleen teamleden koppelen die al in je werkruimte bestaan. Voeg de persoon eerst als resource toe en koppel hem daarna aan de dienst.
Diensten gebruiken in tijdbudgetten
De catalogus is de bron voor de diensten die je toevoegt aan een tijdbudget of afspraak. Wanneer je een dienst aan een afspraak toevoegt, kies je hem uit je catalogus en stel je daarna in hoe hij wordt gefactureerd:
- Uurtarief — voer een uurtarief en de afgesproken uren in. FlowQi berekent het totale budget (tarief × uren).
- Vaste prijs — voer een vast bedrag in voor de oplevering. Je kunt geschatte uren toevoegen voor interne registratie, maar die worden niet per uur gefactureerd.
Omdat diensten vooraf zijn ingericht in de catalogus, start je team altijd vanuit een consistente lijst in plaats van telkens hetzelfde werk opnieuw in te voeren.
Een dienst verwijderen
Verwijder een dienst uit de catalogus wanneer je hem niet meer aanbiedt. Verwijderen verbergt de dienst uit je catalogus terwijl de historie behouden blijft, zodat bestaande budgetten en afspraken die hem al gebruiken niet kapotgaan.
Een dienst verwijderen haalt hem uit de catalogus, waardoor hij niet meer aan nieuwe budgetten kan worden toegevoegd. Wil je hem misschien later nog gebruiken? Overweeg hem dan te bewaren in plaats van te verwijderen.
Rechten
De Diensten-catalogus volgt de toegang van je werkruimte. Je moet ingelogd zijn in je werkruimte om diensten te bekijken, aan te maken, te bewerken of te verwijderen, en alle diensten horen uitsluitend bij die werkruimte. Zie je de knop Dienst aanmaken niet, vraag je beheerder dan naar je toegang.