Projectrollen & delen

Wie ziet en doet wat

Elk FlowQi-project bepaalt zelf wie eraan meedoet en wat ieder mag doen. Dat gebeurt op twee plekken:

• Rollen — wat iemand in het project mag doen (bekijken, reageren, taken aanmaken, het project beheren).
• Privacy — hoe breed het project openstaat, van “alleen mensen met toegang” tot iedereen.

Daarbovenop kun je content delen vanuit het project via een beveiligde link, op een door jou gekozen rechtenniveau. Dit artikel loopt het allemaal langs.

Waar je rollen en toegang beheert

Je beheert rollen, leden, teams en privacy vanuit de Instellingen van een project — het tandwielicoon rechtsboven in elke projectview.

Het Settings-venster heeft deze tabbladen:

De vier projectrollen

Mensen doen mee aan een project via een rol. Je ziet de rollen, en precies wat elke rol toestaat, op het tabblad Rechten:

Een paar dingen die goed zijn om te weten:

• De persoon die het project aanmaakt wordt de Eigenaar.
• Een project houdt altijd minstens één Owner — de laatste kun je niet verwijderen. Wil je het project overdragen, geef dan eerst iemand anders de rol Owner.
• Alleen Owners en Leden kunnen leden beheren en content delen; Viewers en Commenters zijn alleen-lezen (Commenters kunnen daarnaast reageren op taken).

Mensen toevoegen aan een project

1. Open het project en klik op het tandwiel Instellingen (rechtsboven).
2. Ga naar het tabblad Teamleden.
3. Klik op Gebruikers toevoegen aan project en kies de mensen die je wilt toevoegen.
4. Stel voor ieder een rol in met de role dropdown — Owner, Member, Viewer of Commenter.
5. Sla je wijzigingen op.

Elke toegevoegde persoon verschijnt in de lijst met een role dropdown en een verwijderknop (×), zodat je altijd een rol kunt wijzigen of iemand kunt verwijderen.

Hele teams toevoegen

In plaats van mensen één voor één toe te voegen, kun je een heel team aan een project toewijzen en dat team een rol geven. Iedereen in dat team krijgt het project op die rol — handig als een vaste groep altijd samenwerkt. Beheer teamtoewijzingen vanaf hetzelfde tabblad Teamleden.

Leden moeten in de Circle van het project zitten

Iemand aan een project toevoegen is op zichzelf niet genoeg: een persoon moet ook lid zijn van de Circle van het project om er echt in te kunnen werken. FlowQi neemt de doorsnede van die twee — is een toegewezen persoon geen lid van de Circle, dan kan die niets in het project, ongeacht de rol die je hebt gegeven.

Heeft een teamlid dus wel een rol maar nog steeds geen toegang? Controleer dan of die persoon lid is van de Circle. Lees hoe Circles mensen en content groeperen in Circles .

Een lid verwijderen

Verwijder iemand op het tabblad Teamleden met de knop × naast de naam. Als je een lid verwijdert, haalt FlowQi die persoon weg bij de taken van dat project — taken waarvan diegene de assignee was, komen vrij zodat je ze aan iemand anders kunt geven.

Onthoud dat je de laatste Owner niet kunt verwijderen. Stel eerst een nieuwe Owner in als je de huidige eruit wilt halen.

Privacy: hoe breed het project openstaat

Het tabblad Privacy bepaalt, bovenop de rollen, wie het project mag bekijken:

Gebruik Privé als een project beperkt moet blijven tot de mensen die je expliciet hebt toegevoegd. Zet het op Openbaar als je wilt dat een breder publiek het kan bekijken. Privacy verfijnt de zichtbaarheid; rollen bepalen nog steeds wat ieder mag doen.

Content delen via een link

Members en Owners kunnen content delen vanuit een project. Bij delen ontstaat een beveiligde link met een rechtenniveau, zodat de ontvanger precies de toegang krijgt die jij bedoelt — niet meer.

Een gedeelde link kan geven:

Je kunt ook een vervaldatum op een gedeelde link zetten, zodat de toegang automatisch stopt na een datum die je kiest. Daarmee is delen veilig voor eenmalige reviews of tijdelijke medewerkers — deel op het gekozen rechtenniveau, stel een vervaldatum in en de link sluit zichzelf zodra de tijd om is.

Snelle naslag