Projecten beheren
Wat is een project?
Een project is een werkruimte waarin jij en je team werk plannen en volgen. Elk project zit in een Circle, heeft een eigenaar en leden, een optionele organisatie, tags, een tijdsbudget en een set taakweergaven (Board, Lijst, Kalender, Dashboard en Bestanden).
Waar vind je Projecten
Klik in de linkerbalk op Project. Je ziet de projecten in je huidige Circle — degene die bovenaan het zijmenu in de Circle-switcher staat (standaard je Main Circle).
Er is altijd een Circle geselecteerd, dus het overzicht toont meteen de projecten ervan. Wil je de projecten van een andere Circle zien, wissel dan van Circle met de switcher.
Het projectenoverzicht
Projecten worden als kaarten getoond. Elke kaart toont:
| Op de kaart | Inhoud |
|---|---|
| Naam | De projectnaam (klik om het project te openen) |
| Map | De projectmap waarin het project zit, indien aanwezig |
| Organisatie | De gekoppelde organisatie, indien aanwezig |
Bovenaan kun je:
- Zoeken — typ in de zoekbalk om projecten in deze Circle op naam te filteren.
- Nieuw project — open het venster om een project aan te maken.
Zie je geen projecten? Dan heeft je huidige Circle er nog geen — wissel van Circle met de switcher, of maak een project aan. Projecten vallen onder een Circle.
Een project aanmaken
- Klik op Nieuw project.
- Vul de gegevens in. Deze velden zijn verplicht:
- Projectnaam — hoe het project heet.
- Eigenaar — de persoon die verantwoordelijk is voor het project. Standaard jij.
- Circle — de Circle waarin het project zit. Standaard je huidige Circle.
- Privacy — Privé of Openbaar (zie Privacy hieronder).
- Beschrijving — een korte uitleg waar het project voor dient.
- Optioneel vul je aan:
- Projectmap — groepeer het project onder een map in de projectlijst.
- Einddatum — een start- en einddatum (een datumbereik).
- Tijd van project — een tijdsbudget in uren, geteld Per maand of Per project (zie Tijdsbudget hieronder).
- Organisatie — koppel het project aan een organisatie.
- Gebruikers — voeg leden toe aan het project. De leden en hun rollen beheer je in Projectrollen & delen .
- Tags — vrije labels die je ter plekke kunt typen en aanmaken (maximaal 2 zichtbaar).
- Klik op Aanmaken.
Na het aanmaken opent FlowQi het nieuwe project op het Dashboard.
De Eigenaar staat standaard op jou, en de Circle staat standaard op je huidige Circle. Je kunt beide nog aanpassen voordat je opslaat.
Privacy: wie kan bij het project?
Elk project heeft een Privacy-instelling:
| Optie | Betekenis |
|---|---|
| Privé | Alleen mensen met toegang zien het project |
| Openbaar | Iedereen in de Circle kan het project bekijken |
De Circle bepaalt de bredere zichtbaarheid; Privacy regelt de toegang daarbinnen verder. Voor hoe privacy samenwerkt met leden, rollen en delen, zie Projectrollen & delen .
Tijdsbudget
Een project kan een tijdsbudget hebben, zodat je de bestede uren kunt afzetten tegen de geplande uren. Je stelt dit in met het veld Tijd van project (bij het aanmaken van het project, of later op het tabblad Algemeen van de projectinstellingen), als een aantal uren geteld Per maand of Per project.
Deze pagina behandelt alleen het instellen van het budget. Het volledige verhaal over tijdregistratie, urenstaten en budgettering staat onder Tijd & Resource Management.
Rollen en leden
Mensen nemen via rollen deel aan een project (Eigenaar, Lid, Reageerder, Kijker). Je voegt gebruikers toe bij het aanmaken van het project, en de eigenaar die je kiest wordt de project-eigenaar; je kunt ook teams toewijzen. Het toevoegen, verwijderen en wijzigen van rollen, samen met privacy en delen, staat allemaal in Projectrollen & delen .
Een project openen: de weergaven
Wanneer je een project opent, kun je wisselen tussen weergaven — Bord, Lijst, Kalender, Dashboard (de standaard) en Bestanden. Zie Projectweergaven voor wat elke weergave toont en hoe je die gebruikt. De board-kolommen zelf stel je in onder Statussen & secties .
De instellingen van een project bewerken
Open Instellingen via het tandwielicoon rechtsboven in elke projectweergave. Het venster heeft deze tabbladen:
| Tabblad | Wat het regelt |
|---|---|
| Algemeen | Projectnaam, Circle, gekoppelde Organisatie, Projectmap, tags, Tijd van project en Projectbeschrijving |
| Circle | De Circle waar het project bij hoort |
| Teamleden | Projectleden en hun rollen |
| Rechten | De beschikbare rollen en wat elke rol mag |
| Privacy | De zichtbaarheid van het project (Privé of Openbaar) |
Op het tabblad Algemeen bewerk je de kerngegevens van het project. Voor alles rond Teamleden, Rechten en Privacy — mensen toevoegen of verwijderen, rollen wijzigen en delen — zie Projectrollen & delen .
Klik na het wijzigen op Project bijwerken om op te slaan.
Je kunt de project-eigenaar niet uit het project verwijderen. Wil je de eigenaar wijzigen, stel dan eerst een nieuwe eigenaar in.
Een project verwijderen
Een project kan worden verwijderd door iemand met verwijderrechten op dat project. Verwijderen haalt het project en de inhoud ervan weg.
Een project verwijderen haalt de taken, weergaven en bestanden weg. Zorg dat het project echt niet meer nodig is voordat je het verwijdert.
Projecten in folders ordenen
Binnen de projectlijst van een circle kun je folders aanmaken om gerelateerde projecten te groeperen — bijvoorbeeld een folder “Marketing” met al je marketingprojecten — voor makkelijker navigeren.
- Klik in het Project-zijmenu op Nieuwe map.
- Vul in het venster Create folder (“Group related projects together for easier navigation”) in:
- Naam (verplicht) — bijvoorbeeld “Marketing campaigns”.
- Circle (verplicht) — staat standaard op de huidige circle.
- Klik op Create folder.
Een folder hoort bij een circle. Plaats projecten in folders om de lijst overzichtelijk te houden; je kunt een folder toewijzen bij het aanmaken van een project of projecten later in folders plaatsen.
Rechten
Wat je met projecten mag, hangt af van je rol. Er is een apart recht om projecten aan te maken, en toegang om een individueel project te bekijken, de instellingen te bewerken en te verwijderen wordt per project gecontroleerd — dit kan gelden voor alle, team- of eigen projecten. Zie je een knop niet (bijvoorbeeld Nieuw project), dan ontbreekt het bijbehorende recht — vraag je beheerder.