Taken beheren
Wat is een taak?
Een taak is een eenheid werk binnen een FlowQi-project. Elke taak is gekoppeld aan een status, een persoon en een datum, kan tags en een beschrijving bevatten en optioneel verwijzen naar een organisatie of contact — en de tijd die erop is geregistreerd telt op tot de taak. Taken horen altijd bij een project; je maakt en beheert ze vanuit de views van dat project.
Een taak aanmaken
Je voegt taken toe vanuit de view waarin je het prettigst werkt — het Bord én de Lijst-view maken allebei dezelfde taak. Het is helemaal je eigen keuze; de een werkt liever met de kolommen van het Board, de ander met de rijen van de List.
- Open Project in de linkerbalk en kies een project.
- Klik op Taak toevoegen:
- Op het Bord: gebruik Taak toevoegen onderaan een kolom (of de + in een kolomkop).
- In de Lijst-view: gebruik Taak toevoegen onder een statussectie.
- Er verschijnt een snelinvoerkaart. Voer de taaktitel in.
- Optioneel kies je een organisatie, een assignee en een due date.
- Klik op Aanmaken.
De taak wordt standaard met prioriteit Laag aangemaakt, in de status van de kolom of sectie waaraan je ’m toevoegde.
De kolom of sectie waaraan je een taak toevoegt bepaalt de startstatus. Op het Bord kun je de kaart later naar een andere kolom slepen om de status te wijzigen, of je past het aan via het Status-veld van de taak — in elke view.
De taakkaart
Op het Bord toont elke taakkaart:
- De titel van de taak
- Een priority-pill — Low, Medium, High of Urgent
- De assignee
- De due date
- Een aantal comments
- Een aantal bijlagen/links
In de Lijst-view verschijnen dezelfde taken als rijen, met deze gegevens als kolommen.
Een taak openen
Klik op een taak om het detailpaneel te openen. Het schuift vanaf rechts in beeld en kan op volledig scherm worden geopend. Hier bewerk je elk veld en werk je met subtaken, de checklist, opmerkingen, werklogboeken en activiteit.
Taakvelden
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Toegewezen aan | De persoon die verantwoordelijk is voor de taak. Een assignee moet lid zijn van de Circle van het project. |
| Status | Wijzig je hier; de knop › zet de taak op de volgende status en ✓ markeert hem als voltooid |
| Einddatum | Wanneer de taak af moet. Een taak waarvan de due date is verstreken wordt getoond als overdue. |
| Tags | Wijs tags toe uit de tags van het project, of maak een nieuwe aan |
| Beschrijving | Een rich-text-veld dat het werk beschrijft |
Onder Meer vind je:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Prioriteit | Low, Medium, High of Urgent — standaard Laag |
| Organisatie | Een gekoppelde organisatie. Deze moet dezelfde Circle als het project delen. |
| Contact | Een gekoppeld contact. Dit moet dezelfde Circle als het project delen. |
| Geregistreerde tijd | De totaal geregistreerde tijd op de taak (bijvoorbeeld 0h 0m 0s) |
Mijlpalen
Een taak kun je markeren als mijlpaal (milestone) — een belangrijk ijkpunt in het project, zoals een oplevering, een akkoord of het einde van een fase. Met mijlpalen licht je de momenten uit die er het meest toe doen, zodat ze opvallen tussen de gewone taken.
Subtaken
Een taak kan subtaken hebben — kleinere taken die eronder zijn genest — en een subtaak kan zelf weer subtaken hebben, zodat je het werk zo diep kunt opdelen als nodig is. Gebruik subtaken om een grotere taak op te splitsen in de concrete stappen waaruit hij bestaat.
Het volledige verhaal over subtaken, de checklist, opmerkingen en werklogboeken lees je in Samenwerken op taken .
Status
De status leeft in de secties van het Bord — standaard To Do en In Progress. Verplaats een taak naar een andere status door de kaart naar een andere kolom te slepen, of open de taak en gebruik het veld Status: de knop › zet hem op de volgende status en ✓ markeert hem als voltooid. Hoe statussen en secties worden ingericht lees je in Statussen & secties .
Taken ordenen
Binnen een sectie kun je taken herordenen door een kaart omhoog of omlaag te slepen — handig om het eerstvolgende werk bovenaan te zetten. Sleep je een kaart naar een andere kolom, dan verandert juist de status.
Prioriteit
Stel een prioriteit in om urgentie aan te geven. De opties zijn Laag, Gemiddeld, Hoog en Urgent. Nieuwe taken starten op Laag. De prioriteit verschijnt als pill op de taakkaart en pas je aan onder Meer in het taakdetail.
Tags
Tags helpen je taken binnen een project te categoriseren. Je voegt ze toe via het veld Tags op de taak — maak een nieuwe tag aan of wijs een bestaande toe.
Koppelen aan organisaties en contacten
Onder Meer koppel je een taak aan een organisatie en een contact. Je kunt al een organisatie kiezen op de snelinvoerkaart bij het aanmaken van de taak.
Een taak hoort bij de circle van het project. Wanneer je een organisatie koppelt, kun je alleen organisaties kiezen in dezelfde circle als het project, zodat gegevens binnen de juiste circle blijven.
Tijd bijhouden
Een taak telt de erop geregistreerde tijd op tot Geregistreerde tijd, te zien onder Meer. Afzonderlijke regels voeg je toe op het tabblad Werklogboeken van de taak.
Deze pagina behandelt alleen de Geregistreerde tijd-optelling. Het volledige verhaal over tijdregistratie, werklogboekregels en budgettering staat onder Tijd & Resource Management.
Rechten
Wat je met taken mag, hangt af van je rol in het project. Zie je een knop niet, zoals Taak toevoegen, dan ontbreekt het bijbehorende recht — vraag je projecteigenaar of beheerder.