Tijdsbudgetten

Wat is een tijdsbudget?

Een tijdsbudget is de financiële en tijdsafspraak die je vastlegt voor een stuk werk — een project, een klantopdracht of een terugkerende afspraak. Elk tijdsbudget legt vast hoe het werk wordt gefactureerd (vast bedrag, vaste uren of nacalculatie), over welke periode het loopt, wanneer het wordt gefactureerd en bij welke organisatie en contactpersoon het hoort. Het vormt de basis voor het bijhouden van tijd, resources en facturatie binnen Tijd & Resource Management.

Waar vind je Tijdsbudgetten

Open in de linkerbalk Tijd & middelen en kies Tijdsbudgetten. Je komt op het overzicht van tijdsbudgetten terecht.

Het overzicht van tijdsbudgetten

De lijst toont per tijdsbudget de volgende kolommen:

Bovenaan de lijst kun je:

• Zoeken — typ in de zoekbalk om een tijdsbudget op naam te vinden.
• Filteren op status — Actief, Gesloten, Concept of Gearchiveerd.
• Filteren op budgettype — Vast bedrag, Vaste uren of Nacalculatie.

Een tijdsbudget toevoegen

1. Klik rechtsboven op Nieuw tijdsbudget.
2. Vul de gegevens in. Deze velden zijn verplicht:
   • Naam
   • Budgettype — Vast bedrag, Vaste uren of Nacalculatie
   • Startdatum
   • Facturatiedatum (of Facturatiedag bij een retainer)
3. Zet de opties aan die van toepassing zijn:
   • Is dit tijdsbudget factureerbaar? — standaard aan
   • Is dit een retainer? — standaard uit
4. Afhankelijk van het budgettype voeg je de bijbehorende limiet toe:
   • Vast bedrag — verplicht als het budgettype Vast bedrag is
   • Vaste uren — verplicht als het budgettype Vaste uren is
5. Voeg optioneel toe:
   • Einddatum
   • Organisatie om te koppelen
   • Contact om te koppelen
   • Beschrijving
6. Klik op Tijdsbudget aanmaken.

Budgettypen

Het budgettype bepaalt hoe het werk wordt gefactureerd en welke limiet je instelt:

Retainers en de facturatiedatum

Voor een eenmalige opdracht stel je een concrete Facturatiedatum in. Wanneer je Is dit een retainer? aanzet, is het budget terugkerend en kies je in plaats daarvan een Facturatiedag — de dag van de maand (1–31) waarop de retainer wordt gefactureerd. Een retainerbudget krijgt een Retainer-label op de detailpagina.

Een organisatie en contactpersoon koppelen

Koppel een tijdsbudget aan één Organisatie en één Contact zodat duidelijk is voor wie het werk is. Beide velden zijn optioneel en je kiest uit je bestaande organisaties en contacten. De gekoppelde namen verschijnen in de overzichtskolommen en op de detailpagina van het budget.

Validatieregels

Bij het aanmaken of bewerken van een tijdsbudget controleert FlowQi:

• Naam is verplicht en mag maximaal 120 tekens bevatten.
• Beschrijving mag maximaal 500 tekens bevatten.
• Startdatum en Facturatiedatum zijn verplicht.
• Einddatum, indien ingevuld, moet op of na de Startdatum liggen.
• Vast bedrag is verplicht als het budgettype Vast bedrag is.
• Vaste uren is verplicht als het budgettype Vaste uren is.

Een tijdsbudget bewerken

Je kunt een tijdsbudget op twee manieren bewerken:

• Selecteer in het overzicht één tijdsbudget met het selectievakje en klik op Bewerken in de actiebalk onderaan.
• Open het tijdsbudget en gebruik het tandwielicoon (instellingen) in de koptekst.

Hiermee opent hetzelfde formulier weer, zodat je het facturatietype, de datums, limieten, gekoppelde organisatie en contactpersoon en de beschrijving kunt wijzigen. Klik op Tijdsbudget bijwerken om op te slaan.

De detailpagina van een tijdsbudget

Open een tijdsbudget door op de naam te klikken. De koptekst toont de naam, de labels Retainer, facturatietype en status, de periode, de gekoppelde organisatie en contactpersoon en de teamleden die aan het budget zijn toegewezen. Van hieruit wissel je tussen de tabbladen:

• Overzicht — samenvattende cijfers en de diensten op dit budget
• Middelen — teamleden die aan het budget zijn toegewezen en hun uren
• Tijdregistraties — tijd geboekt op het budget
• Facturen — facturen gekoppeld aan het budget

Eigenaren en leden

Elk tijdsbudget heeft zijn eigen team. Mensen die aan een budget worden toegevoegd, hebben een van twee rollen:

• Eigenaar — beheert het budget en het team
• Lid — werkt aan het budget

Toegewezen mensen verschijnen als avatars in de koptekst van het budget.

Status: concept, actief, gesloten of gearchiveerd

Een tijdsbudget doorloopt vier statussen:

Gebruik het statusfilter bovenaan het overzicht om je te richten op de budgetten die je nodig hebt.

Tijdsbudgetten verwijderen

1. Selecteer in het overzicht een tijdsbudget met het selectievakje.
2. Klik in de actiebalk onderaan op Verwijderen.
3. Bevestig in het dialoogvenster.