Çöp kutusu, arşiv & veri kurtarma

Verilerin görünümden çıkmasının üç yolu

FlowQi, yanlışlıkla veri kaybetmeyi asla kolaylaştırmaz. Kişiler ve projeler gibi kayıtlar, bir şey kalıcı olarak yok olmadan önce en fazla üç geri alınabilir durumdan geçer. Aradaki farkı bilmek önemlidir: bunlardan yalnızca biri kalıcıdır.

Bir şeyi nasıl sileceğinizi, kaldıracağınızı, geri alacağınızı veya geri yükleyeceğinizi merak edebilirsiniz — FlowQi’de bu arşivleme, çöp kutusu veya kalıcı silme anlamına gelir. Yalnızca kalıcı silme geri alınamaz.

Durum	Ne yapar	Geri alınabilir mi?	Nasıl geri alınır
Arşivlenmiş	Kaydın durumunu arşivlenmiş yapar. Normal listelerden gizlenir ve düzenlemeye kapatılır, ancak hâlâ vardır.	Evet	Show archived‘ı açıp Unarchive‘a tıklayın
Çöp kutusu (yumuşak silme)	Kaydı silinmiş olarak işaretler (`deletedAt`) ve çöp kutusuna taşır. Her normal görünümden kaybolur, ancak veriler bozulmadan kalır.	Evet	Çöp kutusunu açıp Restore‘a tıklayın
Kalıcı olarak silinmiş	Kaydı çöp kutusundan kalıcı olarak kaldırır. Satır veritabanından silinir.	Hayır	—

Arşivleme

Arşivleme, bir kaydın durumunu arşivlenmiş yapar. Arşivlenen kayıtlar FlowQi’de kalır ama günlük listelerinizden çıkar. Varsayılan olarak gizlidirler; tekrar görmek için Show archived anahtarını açın. Bir kayıt arşivlendiği sürece düzenlenemez; Unarchive‘a tıkladığınızda durumu tekrar aktif olur.

Çöp kutusu (yumuşak silme)

Bir kaydı silmek onu yok etmez. FlowQi onu “yumuşak” siler: kayda bir deletedAt zaman damgası ve kimin sildiği bilgisi eklenir, ardından çöp kutusuna taşınır. Her normal görünümden kaybolur, ancak temeldeki veriler bozulmadan kalır ve tamamen kurtarılabilir.

Geri yükleme

Çöp kutusundan bir kaydı Restore edebilirsiniz. Bu, deletedAt işaretini kaldırır ve kaydı listelerine tam olarak eskisi gibi geri getirir. Geri yükleme tek tek kayıtlarda da toplu olarak da çalışır.

Kalıcı silme

Kalıcı silme, çöp kutusundaki bir kaydı temelli olarak yok eder. Bu, gerçekten veri yok eden tek adımdır — satır veritabanından kaldırılır ve geri getirilemez.

Kalıcı silme geri alınamaz. Hataları önlemek için FlowQi onay ister: tek bir kayıtta adını birebir yazarsınız, toplu silmede ise delete 5 items gibi bir onay ifadesi yazarsınız. Yazdığınız eşleşmezse işlem iptal edilir ve hiçbir şey silinmez.

Kim neyi yapabilir — izinler

Yaşam döngüsü işlemleri izinlerle korunur ve bu izinler rollerde toplanır. FlowQi’nin varsayılan rolleri: Super Admin (hesap genelinde sahip düzeyinde erişim), Team Admin (bir ekibi ve verilerini yönetir), User ve Guest User. Ayrıca FlowQi’ye ayrılmış dahili bir System Admin rolü vardır.

Her işlemin kendi izni vardır ve birçoğu üç kapsamda gelir — kendi, ekip ve tümü — böylece insanların kendi verilerini kurtarmasına, hesabın tamamına erişim vermeden izin verebilirsiniz:

İşlem	İzin	Mevcut kapsamlar
Bir kişiyi arşivleme / arşivden çıkarma	`contacts.archive`	kendi · ekip · tümü
Bir kişiyi silme (çöp kutusuna)	`contacts.delete`	kendi · ekip · tümü
Bir kişiyi çöp kutusundan geri yükleme	`contacts.restore`	kendi · ekip · tümü
Bir kişiyi kalıcı olarak silme	`contacts.purge`	kendi · ekip · tümü
Bir projeyi kalıcı olarak silme	`projects.purge.all`	yalnızca tümü
Bir görevi kalıcı olarak silme	`tasks.purge.all`	yalnızca tümü

Bilinmesi gereken birkaç kural:

Kalıcı silme en kısıtlı işlemdir. Projeler ve görevler için bu izin yalnızca hesap genelindeki tümü kapsamında vardır — kendi veya ekip varyantı yoktur. Yani bir projeyi veya görevi temelli yok etmek, hesap genelinde güvenilen kişilere (pratikte bir Super Admin’e) ayrılmıştır.
Kapsamlar erişimi daraltır. Örneğin contacts.restore.team iznine sahip bir Team Admin, kendi ekibine ait kişileri kurtarabilir ama hesabın tamamındakileri kurtaramaz. Aynı işlem tümü kapsamıyla her kayda erişir.
Super Admin hesap genelinde tam erişime sahiptir ve kalıcı silme dahil her işlemi yapabilir.
Son Super Admin korunur. FlowQi, bir hesaptaki son Super Admin’i kaldırmanıza veya yetkisini düşürmenize izin vermez — her zaman en az bir tane gerekir (“At least one Super Admin is required for this tenant”). Böylece bir çalışma alanı kendi yönetim kontrollerinden asla dışlanmaz.

Arşivleme, silme ve geri yükleme günlük işlemlerdir ve kendi ya da ekip kapsamına daraltılabilir. Kalıcı silme bilinçli olarak daha ağırdır — ve projeler ile görevler için yalnızca hesap genelindedir.

Denetim kaydı — kim ne yaptı

Yönetim açısından hassas her işlem, değiştirilemez bir denetim kaydına (audit log) yazılır; böylece bunu kim, ne zaman yaptı sorusunun her zaman net bir yanıtı olur. Bu size hem hesap verebilirlik hem de bir hatadan güvenle dönmek için gereken bağlamı sağlar.

Her denetim kaydı satırı şunları tutar:

Alan	Neyi kaydeder
Aktör	İşlemi yapan kullanıcı
Kuruluş	İşlemin gerçekleştiği çalışma alanı (hesap)
Varlık türü	Etkilenen kayıt türü — kişi, firma, Circle, proje, görev veya kullanıcı
Varlık kimliği	Etkilenen kayıt
Olay	Gerçekleşen işlem (aşağıya bakın)
Meta veri	Ayrıntıları içeren esnek bir JSON anlık görüntüsü — kalıcı silmede bu, kayıt yok edilmeden önce alınmış bir kopyasıdır; böylece kanıt kalıcı olur
Zaman damgası	Ne zaman gerçekleştiği

Neler kaydedilir

Denetim kaydı, verinin tüm yaşam döngüsünü ve en hassas yönetici işlemlerini kapsar. Olaylar açık ve tutarlı bir düzende adlandırılır, örneğin:

Kişiler & firmalar — created, updated, deleted, restored, purged, archived, unarchived (ayrıca e-posta, telefon, adres ve bağlantı değişiklikleri).
Projeler & görevler — purged. Kalıcı silme, kaydın kendi zaman çizelgesinde hiçbir iz bırakmadığı için bunun yerine denetim kaydına yazılır; böylece kalıcı bir kanıt kalır.
Kullanıcılar — archived, deletion scheduled ve deleted; sahip olunan projelerin ve görevlerin nasıl devredildiği gibi ayrıntılarla birlikte.

Kalıcı silmede meta veri, kaydın silinmeden hemen önceki hâlinin bir anlık görüntüsünü tutar. Yani kalıcı silme geri alınamaz olsa da, denetim kaydı neyin, kim tarafından ve ne zaman kaldırıldığına dair eksiksiz bir döküm saklar — ne olduğunu yeniden kurmanız gerekirse tam da isteyeceğiniz bağlam.

İlgili

Roller & izinler — rollerin izinleri nasıl topladığı ve erişimin nasıl atandığı
Kişileri yönetme — CRM tarafında arşivleme ve durumlar
Projeler — bir projenin yaşam döngüsü